Jak zarządzać pracownikami w czasach Koronawirusa?

W ostatnim czasie temat pandemii zdominował docierające do nas treści i trudno się dziwić, bo koronawirus na chwilę zatrzymał świat. Codzienna lektura prasy online i mediów społecznościowych, a wśród nich liderów globalnych rankingów takich jak The New York Times, Washington Post czy LinkedIn sprowadza się do jednego tematu. Podobna sytuacja ma miejsce w mediach polskich, gdzie Gazeta Wyborcza wprowadza w swojej aplikacji osobną zakładkę dla koronawirusa mimo że w każdej innej znajdziemy informacje na ten sam temat. Nie umniejszając powagi sytuacji i zagrożenia, jakie niesie za sobą rozprzestrzenianie się wirusa, nie wolno nam zapominać o tym, że życie (choć inne od tego, które znamy) toczy się dalej.

Sytuacja się zmieniła, potrzeby (wewnętrzne) pozostały te same

Koronawirus już odcisnął piętno na światowej gospodarce, dostrzegamy braki w wielu obszarach życia społecznego, drastycznie zmienia się model pracy. W mediach toczą się budujące niepewność i strach dyskusje, jak będzie wyglądał świat, kiedy pandemia się skończy. Sytuacja na rynku pracy się zmienia, ale to, co pozostaje niezmienne to ludzie – pracownicy, ich potrzeby wewnętrzne. Pracodawcy walczą o przetrwanie, wiele branż jest zagrożonych. Pandemia silnie zmienia nastawienie do pracy zdalnej, która dla wielu pracowników stała się koniecznością.

Duża  ilość zmian, która spadła na nas w wyniku zaistniałej sytuacji, może budować przekonanie, że nagle zaczęliśmy zarządzać zupełnie innymi ludźmi. Menedżerowie muszą stać się specjalistami od zarządzania zdalnymi zespołami. Na rynku pojawia się przytłaczająca ilość kursów, webinarów, platform komunikacji i wszelkiego rodzaju narzędzi, które mają na celu ułatwić im to zadanie, ale mam wrażenie, że zapominamy o jednej ważnej rzeczy. Zmieniły się warunki pracy, ale wartości i potrzeby wewnętrzne pracowników pozostały takie same.

Aby dobrze zarządzać ludźmi, należy ich najpierw dobrze poznać

Z doświadczenia wiem, że jeszcze kilka tygodni temu przed wprowadzeniem wielu obostrzeń, jak również teraz, gdy model pracy uległ zmianie, menedżerowie spotykają się z tym samym problemem. Niezależnie od systemu, w jakim pracują, zarządzający wciąż nie wiedzą z kim mają do czynienia, nie znają swoich pracowników. Często spotykam się z instrumentalnym podejściem do ludzi w miejscu zatrudnienia. Pracownik jest osobą, która przede wszystkim ma wykonać zadanie. Logika jest bardzo prosta. Wykona zadanie – dostanie nagrodę, nie wykona – premii nie będzie. Taki system działał, kiedy pracownicy wykonywali zadania pod czujnym okiem menedżera, który w każdej chwili mógł zobaczyć kto gdzie jest i co robi. Osoby patrzące na zarządzanie przez pryzmat kontroli a nie wartości, mają w obecnej sytuacji spory kłopot. Dzieli nas teraz większa odległość, ekran komputera. Egzekwowanie zadań metodami sprzed pandemii przestaje być skuteczne.

Lata pracy z menedżerami pokazują nam, że, niezależnie od tego czy pracujemy z liderami w Polsce, Niemczech, USA czy w innych krajach, błędy pozostają te same.  Kluczem do bycia dobrym menedżerem i skutecznego zarządzania jest przede wszystkim indywidualne podejście i poznanie swoich ludzi (Zarządzanie przez Indywidualizację).

Jak zarządzać zespołem zdalnym?

Niezależnie od tego czy pracujemy zdalnie czy w biurze, każdym zespołem należy zarządzać indywidualnie. Indywidualne podejście do pracownika, poznanie jego wartości, motywacji i potrzeb jest teraz szczególnie ważne, aby utrzymać efektywność pracy i satysfakcję z wykonywania jej. Powinniśmy zwracać uwagę na potrzeby pracowników, pamiętając, że sposób ich zaspokajania diametralnie się zmienił. Obecna sytuacja wpływa na wiele aspektów pracy, które nie ograniczają się tylko do wykonywania określonych zadań. Pracownik może mierzyć się z niepewnością, lękiem, brakiem dotychczasowej rutyny (np. codzienne dojazdy do pracy). Ograniczone kontakty społeczne z kolegami z pracy mogą skutkować trudnościami w komunikacji i uzyskiwaniu pomocy wynikającymi z braku bezpośredniego kontaktu. Do tego dochodzą problemy z koncentracją i oddzieleniem życia zawodowego od prywatnego, co wynika z przeniesienia wykonywanych zadań z biura do środowiska, które zwykle kojarzy się z odpoczynkiem.

Musimy patrzeć na obecną sytuację z wielu perspektyw i pamiętać, że każdy ma inne potrzeby i będzie je inaczej zaspokajał. Aby dowiedzieć się, jak wspierać pracowników w tej szczególnej sytuacji (oraz po wyczekiwanym powrocie do biura ?), należy poznać ich indywidualne potrzeby i dowiedzieć się, co jest dla nich ważne w życiu. Dopiero po poznaniu tych potrzeb będziemy w stanie je zaspokajać.

Na co warto zwrócić szczególną uwagę? Oto tylko kilka przykładów jak zarządzać pracownikami w dobie Koronawirusa:

• Jeżeli pracownik posiada dużą potrzebę uznania oznacza to, że jest wrażliwy na krytykę. Nie oceniajmy zbyt wcześnie (negatywnie) pracownika i efektów jego pracy. Nie widzimy wprawdzie trudu, jaki wkłada w pracę i oceniamy go tylko po efektach, które nie zawsze będą proporcjonalne do pracy włożonej w realizację zadania.
• Jeżeli pracownik posiada dużą potrzebę rodziny oznacza to, że jest opiekuńczy i bardzo troszczy się o najbliższych. Pamiętajmy, że być może dom nie jest dla niego sprzyjającą przestrzenią do pracy. W jego domu są dzieci, którymi musi się zajmować. Dla takiego pracownika pogodzenie obowiązków domowych / rodzinnych z jednoczesną pracą będzie szczególnie trudne. Wykażmy zrozumienie, jeżeli nie może uczestniczyć we wszystkich spotkaniach.
• Jeżeli pracownik posiada dużą potrzebę spokoju ta sytuacja będzie dla niego wyjątkowo trudna. Ważne jest, aby postawić na bardzo precyzyjną i dokładną komunikację i dać naszemu pracownikowi choć trochę poczucia bezpieczeństwa. Osoba taka często żyje w niepokoju i jeżeli nie będzie wiedziała, co czeka ją w najbliższych dniach, może być mniej efektywna w pracy.
• Jeżeli nasz pracownik posiada małą potrzebę porządku musimy wesprzeć go w planowaniu i organizowaniu pracy. O ile w przestrzeni biurowej, gdzie środowisko zewnętrzne wymaga dobrej organizacji, tego typu pracownik może dobrze sobie radzić. Natomiast w przestrzeni domowej, gdzie życie prywatne zazębia się z zawodowym, organizacja staje się szczególnie trudna.

Przykładów zaspokajania potrzeb pracowników możemy mnożyć bez końca. Pamiętajmy, że każdy z nas jest inny i żeby skutecznie zarządzać, powinniśmy poznać drugiego człowieka. Satysfakcję i zadowolenie zyskują wówczas obie strony. Mimo niepewności i diametralnych zmian, jakie zaszły w naszym życiu, pandemia może mieć swoje plusy. Dzięki obecnej sytuacji menedżerowie mają okazję lepiej poznać swoich pracowników i zobaczyć, jak działają w innym środowisku, a co najważniejsze nauczyć się, w jaki sposób w tak trudnych okolicznościach skutecznie nimi zarządzać.

Autor: Ewa Jochheim