Z badania “Monitor Rynku Pracy” przygotowanego przez Randstad wynika, że aż 63% polskich pracowników deklaruje, że nie otrzymuje od swojego szefa informacji zwrotnej, a jedynie co drugi pracownik może liczyć na pochwałę po dobrze wykonanej pracy. Szefowie nie chwalą, mimo że czasami jedno dobre słowo wystarczy by nasz pracownik poczuł się doceniony i gotowy na większe wyzwania. Jak przekonać się do udzielania pozytywnej informacji zwrotnej?

Szef idealny – jakim jest człowiekiem?

Z badań przeprowadzonych przez Instytut Durkalskiego RMP Polska wynika, że umiejętność chwalenia jest najważniejszą cechą u osób zarządzających. Ponad 500 pracowników z różnych branż na pierwszym miejscu wymieniło pochwałę, nieco dalej znalazły się dostępność i czas poświęcany pracownikowi. Do istotnych cech należały również okazywanie wsparcia i zaufanie.

Jak widać oczekiwania pracowników wobec pracodawców nie są wysokie. Spełnienie kryteriów wymaga bardzo małego wysiłku, a mimo to nawet te potrzeby nie są zaspokojone. Ponadto “szef idealny” wcale nie wyróżnia się niezwykłą błyskotliwością czy kompetencją. W oczach pracowników ważne jest by był ludzki, wzbudzał zaufanie. Umiejętności miękkie wygrywają z chłodnym profesjonalizmem.

Zachowania, których warto unikać

Styl zarządzania bardzo często determinuje dobre wyniki pracy. Eksperci z GoldenLine postanowili wymienić zachowania, które negatywnie wpływają na motywację pracowników.

• Dobry szef przede wszystkim nie krzyczy i nie obraża. To stwierdzenie może wydawać się trywialne, ale w nerwach może dojść do ostrej wymiany argumentów. Krzyk nie tylko powoduje pogorszenie atmosfery w pracy, ale również obniża kreatywność.
• Liczenie się ze zdaniem pracownika i przekazanie mu autonomii jest niezwykle istotne w budowaniu motywacji. Szef, który nie słucha innych i uważa, że zawsze wie lepiej, swoją postawą bardzo szybko pozbędzie się najlepszych pracowników. Może zdarzyć się tak, że niektórzy z naszych pracowników mają równie wysoką potrzebę władzy co my. Wówczas nadmierna kontrola będzie wywoływać u nich frustrację i niechęć do pracy. Samodzielność i odpowiedzialność za wykonanie zadania z pewnością podbuduje ich motywację.
• Nieustanna krytyka i wieczne niezadowolenie pomimo zaangażowania i efektów pracownika to kolejne zachowania, które obniżają motywację. “Szef – krytyk” jest skłonny używać raczej kija niż marchewki by zmotywować pracownika, co na dłuższą metę okazuje się nieefektywne. Warto pamiętać o tym, że nie każdy jest jednakowo odporny na krytykę. Wieczne niezadowolenie może szczególnie dotknąć i zniechęcić do pracy osoby o wysokiej potrzebie uznania.
• Niezdrowa rywalizacja wprowadzana przez szefa może wywołać konflikty w zespole i nastawia ludzi przeciwko sobie. W przypadku osób o wysokiej potrzebie spokoju tego typu postawa może okazać się paraliżująca. Natomiast osoby o wysokim natężeniu motywatora rewanż, dla których konkurowanie jest naturalne, mogą łatwo przekroczyć granicę i uciekać się do nieetycznych zachowań, żeby za wszelką cenę wygrać.

Feedback – dlaczego warto?

Informacja zwrotna jest korzystna nie tylko w przypadku osób pracujących w firmie na stałe, ale również potencjalnych pracowników biorących udział w rozmowie rekrutacyjnej. Po udzieleniu przez nas informacji zwrotnej, kandydat może skupić się na innych ofertach pracy, poznać swoje mocne strony i rozwinąć słabsze obszary. Równie ważna jest perspektywa szefa. Ludzie bardzo chętnie dzielą się swoimi wrażeniami z rozmowy rekrutacyjnej z rodziną i przyjaciółmi. Udzielenie feedbacku pozwala na budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy na rynku pracy.

Według raportu Indeks Doceniania 2019 pracownik, który zarabia wystarczająco dużo, aby żyć na godnym poziomie, a do tego jego wysiłki są doceniane na bieżąco, nie poszukuje innej pracy. Nawet jeśli na horyzoncie pojawią się konkurencyjne oferty, doceniony pracownik zostanie w miejscu, w którym okazuje mu się adekwatne do osiągnięć uznanie.

Z badań “Monitor Rynku Pracy” wynika, że pracownicy, którzy otrzymują od pracodawcy feedback przyznają, że motywuje ich to do dalszej pracy, a 69% badanych uważa, że pozytywna informacja zwrotna wpływa na jakość ich pracy, ponieważ pracownik wie co robi dobrze, a na co powinien zwrócić szczególną uwagę i jakie błędy korygować.

Dlaczego szefowie nie chwalą?

Niespotykanie często osobom zarządzającym wydaje się, że chwalą mimo że ich pracownicy tego nie zauważają. Niedostrzegalne pochwały i oszczędność w słowach czasami wynikają z lęku o to, że pracownik poczuje się zbyt pewny siebie lub zażąda dodatkowego wynagrodzenia.

Jedną z potencjalnych przyczyn są także różnice między potrzebami pracodawcy i pracownika. Rozumiemy się lepiej z osobami, które wyznają takie same wartości jak my i posiadają podobne potrzeby. Wiemy czego potrzebują i jak zapewnić im komfort.

Często brak pochwały od szefa nie jest wyrazem jego złej woli, ale niskiej potrzeby akceptacji ze strony otoczenia, która w metodzie do badania motywacji wewnętrznej opracowanej przez prof. Stevena Reissa nazywa się uznanie. Osoby o niskiej potrzebie uznania znają swoją wartość, pochwały nie są dla nich aż tak potrzebne. Informacja zwrotna od innych osób nie jest niezbędna,  aby budować pozytywny obraz swojej osoby. Cechą charakterystyczną liderów jest niska potrzeba uznania, podczas gdy wysokie wartości tego motywatora są często obserwowane u pracowników. Oznacza to, że o wiele częściej potrzebują oni pozytywnej informacji z zewnątrz, są bardziej wrażliwi na krytykę i chcą czuć się docenieni.

Pandemia i pochwały – tajniki doceniania

Obecna sytuacja na świecie coraz bardziej pokazuje nam, że w odmiennej sytuacji metody, które sprawdzały się przez pandemią nie będą trwać wiecznie. Pracownicy potrzebują teraz szczególnego wsparcia, zaufania i pozytywnych informacji.

W okazywaniu uznania najważniejszym aspektem jest indywidualizacja. Każdy z nas jest inny, ma odmienne potrzeby i doświadczenia. Dobry lider zarządza potrzebami i stara się dostrzec wewnętrzne motywatory i wartości. Jednak żeby mieć możliwość dostrzeżenia motywacji pracownika, trzeba najpierw dostrzec w nim człowieka, jego odmienność i bogate indywidualne doświadczenie.

O czym jeszcze warto pamiętać udzielając informacji zwrotnej?

Krytykuj działanie nie osobę. Informacje przekazywane pracownikom powinny być komunikowane na bieżąco, zaraz po zaistnieniu zdarzenia. Ważne, żeby feedback był konstruktywny. Negatywna informacja może skłonić do poprawy zachowania  jeżeli nasz pracownik będzie miał pewność, że kierujemy się dobrymi intencjami. Konkretne i bezpośrednie komunikaty przekazywane twarzą w twarz nie zostawiają miejsca na nieporozumienia, jednak mimo to po przekazaniu feedbacku warto upewnić się czy druga osoba na pewno dobrze nas zrozumiała. Pamiętaj, że informacja zwrotna to dialog nie monolog. Rozmawiaj nie tylko o aktualnym stanie rzeczy, ale także o celach na przyszłość. Jeżeli komunikujesz się z pracownikiem za pośrednictwem Zoom’a lub Skype’a zadbaj o to, aby w delegowaniu zadań znaleźć czas by pochwalić, wzmocnić. Twój pracownik szczególnie teraz potrzebuje twojej uwagi i indywidualnego podejścia.

Autor: Katarzyna Janas