Zwinne organizacje w niepewnych czasach. Jakie motywatory pozwolą liderom dostrzec w pandemii okazję do rozwoju?

Od marca 2020 większość organizacji na świecie i w Polsce musiała improwizować jak nigdy dotąd. Spontaniczne działanie podejmowali wszyscy – od światowych rządów, po szpitale, a nawet kościoły. Natychmiastowe, często nieprzemyślane działania stały się nową normą. Czy ta forma działania jest zupełnie nowa i pojawiła się w zarządzaniu dzięki pandemii? Nic podobnego. Pandemia, w Polsce i na świecie, spowodowała powszechne zastosowanie zwinnego zarządzania zwanego Agile.

Czym jest Agile?

Agile zakłada dokładnie to, co od prawie roku serwuje nam pandemia – przekonanie, że szczególnie na początku projektu nie jesteśmy w stanie przewidzieć i dokładnie zaplanować rozwoju sytuacji w całości. W dotychczasowych działaniach sprawdzał się stosowany od dawna model kaskadowy. Jednak w sytuacjach ryzykownych, które charakteryzują się dużym stopniem niepewności i zmieniającymi się wymaganiami, takie podejście przestaje się sprawdzać. W odpowiedzi na nowe potrzeby rynku powstał nowy, zwinny system zarządzania.

Duża zmiana w porównaniu do kaskadowego rozwiązania zachodzi również w pracy zespołów. Dotychczas zarządzane przez kierownictwo ustępuje miejsca nowemu systemowi, gdzie zespoły przejmują inicjatywę i organizują się same. Pracownicy sami decydują, w jaki sposób najlepiej wykonywać swoją pracę. Zespoły czerpią z zasobów, kompetencji i umiejętności członków. Okazuje się, że przekazanie odpowiedzialności na zespół korzystnie wpływa na motywację do szybkiego i skutecznego realizowania zadań.

Do jakich motywatorów pasuje zwinne zarządzanie?

Wiele firm stosowało podejście agilowe w zarządzaniu zespołami, ale nikt nie przewidział, że będziemy je musieli dostosować do pracy zdalnej na pełen etat. Podejście to nabiera zupełnie innego znaczenia, kiedy prowizoryczne biuro przy stole w jadalni miesza się ze szkołą na drugim końcu pokoju.

Wsparcia dla lidera zarządzającego pracą zdalną zgodnie z agilowym podejściem powinniśmy szukać w jego motywacji. Warto zwrócić się w stronę osób zarządzających o niskiej potrzebie spokoju, które w naturalny, płynny sposób potrafią zmieniać plany i przyjmować nowe sytuacje z ekscytacją, traktując je jednocześnie jako nowe wyzwania.

Ta cecha pozwala  również widzieć szanse wszędzie tam, gdzie innych przepełnia strach na samą myśl o niepewnym gruncie. Dodajmy do tego wrodzoną pewność siebie (mała potrzeba uznania) i mamy optymistę patrzącą na pandemię jak na szansę.

Wszystko w rękach liderów, którzy aby podejmować szybkie decyzje muszą ustalać priorytety, zarządzać zasobami i wzmacniać zespoły .

W tym scenariuszu poszukiwani są szczególnie ci z naturalną potrzebą władzy (naturalna chęć decydowania), porządku (zamiłowanie do ustalania priorytetów, wyznaczania celów, przydzielania zadań) i opiekuńczy, wzmacniający wizjonerzy (podwyższona potrzeba idealizmu i ciekawości rozumianej jako naturalna chęć poszukiwania i zdobywania wiedzy).

Wspierającą siłą wewnętrzną, pozwalającą na szybkie działanie, może być też ukierunkowanie na cel (mała wartość motywatora honor). Wspierającym motywatorem może być również rewanż i poszukiwanie rywali, których będziemy chcieli zostawić z tyłu i zwyciężyć.

Aby szybko działać, niezbędna jest szybka realizacja planu osiągana przez minimalizowanie hierarchii (tutaj przyda się  mniejsza potrzeba statusu, która pozwoli patrzeć na innych w organizacji jak na równych), egalitaryzm i uwalnianie kreatywności (brak ograniczeń, niska potrzeba honoru).

Motywacja członków zespołu – co może pokrzyżować plany?

Kiedy widzimy, że nasi pracownicy mają dużą potrzebę uznania liderzy powinni pamiętać o pochwałach, przywoływaniu sytuacji, w której pracownik dobrze sobie poradzi, pokazaniu, że pokładamy w nim nadzieję. Warto podzielić jego zadania na mniejsze kawałki i po każdym odpowiednio go wzmacniać.

Agile upoważnia całe zespoły do podejmowania decyzji, które służą realizacji celu. Jednak co dzieje się w sytuacji, kiedy zespół ma dużą potrzebę spokoju? Nadmiar zadań może wówczas stać się przytłaczający i spowodować niepotrzebny stres.  Jednym z rozwiązań jest sporządzenie listy wszystkich zadań i ustalenie priorytetów i kolejności wykonywania ich. Możemy pomyśleć, że to zbyt proste, żeby mogło zadziałać, ale okazuje się że daje to ludziom ulgę, poczucie jasności i spokoju – jest odpowiedzią na ludzką potrzebę bezpieczeństwa i poczucia kontroli. W takim składzie zespołu ważne, żeby lider wciąż był obecny. Angażowanie go w rozsądnych granicach może stworzyć pracownikom bezpieczną przestrzeń do działań.

Osobom o dużej potrzebie rewanżu trzeba zaoferować możliwość wprowadzania takich działań i innowacji, które pozwolą przechytrzyć i wyprzedzić konkurencję. To indywidualne podejście do potrzeb bardzo pozytywnie wpływa na higienę umysłu i pracy.

Liderzy są odpowiedzialni za ustalenie celu działań, wytyczenie ogólnego kursu i decydowanie, kiedy należy obrać inny kierunek. Im bardziej złożone i szybko zmieniające się środowisko zewnętrzne, tym ważniejsza jest sprawna organizacja, docenianie ludzi i interakcji pomiędzy nimi. Jeśli mimo realizacji wcześniejszych kroków współpraca wciąż nie idzie po naszej myśli, może warto rozważyć przeprowadzenie warsztatów, które wzmocnią umiejętność współpracy w zespole.

Dziś synonimem zwinności staje się empatia i indywidualna komunikacja z pracownikami, która jest dopasowana do ich potrzeb (motywatorów), praca zespołowa i wzajemne zaufanie. Dzięki temu szybko wprowadzana strategia w modelu zwinnego zarządzania ma szansę odnieść sukces w tych niepewnych i niestabilnych czasach.

Autor: Ewa Jochheim