Najpierw poznaj, potem zarządzaj – skuteczne kierowanie zespołem przez wewnętrzną motywację w różnych modelach pracy

Zarządzanie zespołem nie jest łatwym zadaniem. Efektywne zarządzanie zespołem jest jeszcze trudniejsze. W jaki sposób zaspokoić potrzeby wielu różnych osób, o odmiennym profilu motywacyjnym i połączyć różnorodne cechy w sprawnie działający tandem? Najprostszą odpowiedzią, która jednocześnie wymaga od lidera wiele wysiłku, jest zarządzanie przez indywidualizację.

Czym jest efektywnie zarządzać przez indywidualizację?

Efektywność w zarządzaniu możemy podzielić na dwa elementy: sprawność, która jest związana z dobrym wykonywaniem obowiązków oraz skuteczność, czyli osiąganie zamierzonych wyników. Aby osiągać wyznaczone cele nasz zespół powinien być zmotywowany i tu pojawia się największa trudność. Kiedy widzimy, że wyniki są niskie, a cele nie zostają osiągnięte, możemy podejrzewać, że motywacja gdzieś zawiodła. Z pomocą przychodzi nam jednak zarządzanie przez indywidualizację, czyli kierowanie przez pryzmat indywidualnych potrzeb każdego pracownika. Kryzysy w zespołach i brak oczekiwanych efektów pojawiają się często w sytuacji, kiedy potrzeby naszych pracowników są niezaspokojone. Jednolity styl zarządzania wobec różniących się od siebie jednostek nie sprawdza się i pozwala nam dotrzeć jedynie do niektórych pracowników.

W jaki sposób poznać i zaspokoić potrzeby zespołu?

1. Pierwszym krokiem w drodze do skutecznego zarządzania jest poznanie motywacji każdego pracownika. Pracownicy są indywidualnymi jednostkami tworzący różnorodny zespół dlatego żaden ze sposobów jednolitego zarządzania nie będzie w tej sytuacji skuteczny. Według koncepcji przywództwa sytuacyjnego (Hersey & Blanchard) styl kierowania powinien być indywidualnie dopasowany do pracownika.
2. Poznanie profilu motywacyjnego pozwala nam nie tylko dostrzec indywidualne potrzeby jednostek, ale również zbudować profil motywacyjny zespołu. Możemy dostrzec podobieństwa, które skutkują dobrą komunikacją i efektywną pracą oraz różnice, które nierzadko prowadzą do kryzysów i nieporozumień.
3. Kiedy znamy profil motywacyjny poszczególnych osób pozostaje jedynie wcielić plan w życie. Koncepcja ról zespołowych Meredith Belbin pokazuje, że naturalny lider wykorzystuje indywidualny potencjał pracownika. Umów się z poszczególnymi członkami zespołu na indywidualną rozmowę. Poznaj ich, zapytaj o poszczególne motywatory i dopasuj feedback do wewnętrznej motywacji pracownika. Stwórz mniejsze grupy o odmiennym profilu motywacyjnym. Zachęć do dialogu i wytłumacz skąd mogą brać się nieporozumienia (odmienne natężenie motywatorów) i wypracuj rozwiązanie odpowiednie dla obu stron. Nagradzaj i motywuj zgodnie z wewnętrzną motywacją.

Rodzaj wsparcia zależy od motywacji – przykłady motywatorów w zespole sprzedażowym

Z doświadczenia wiemy, że profil najlepszych sprzedawców opiera się na 3 motywatorach: wysokim natężeniu statusu i kontaktów społecznych oraz niskim natężeniu motywatora uznanie.

• Wysokie natężenie motywatora status sprawia, że klienci traktowani są wyjątkowo. Sprzedawca dba o to by klient poczuł się TYM klientem, który otrzyma szczególną uwagę i czas.
• Tryb pracy sprzedawcy sprawia, że są oni wystawieni na kontakt z wieloma osobami w ciągu dnia. Wysokie natężenie motywatora kontakty społeczne sprawia, że ciągłe interakcje ich nie męczą. Przeciwnie, nakręcają ich jeszcze bardziej, ponieważ dla takich osób rozmowa to zabawa i przyjemność.
• Wiemy, że droga do sprzedania produktu nie jest usłana różami i sprzedawcy mimo umiejętności i starań często spotykają się z odmową. Niskie natężenie motywatora uznanie pozwala łatwiej radzić sobie ze swego rodzaju odrzuceniem. U osób o wysokim natężeniu tego motywatora uznanie w oczach innych jest miarą pewności siebie. Dobry sprzedawca powinien ze spokojem znosić brak zaakceptowania oferty i działać dalej.

Poza powyższymi motywatorami w naszym zespole (nie tylko sprzedażowym) mogą pojawić się różne konfiguracje wartości. Często możemy napotkać konflikt między osobami rywalizującymi i współpracującymi (osoby o wysokim / niskim natężeniu motywatora rewanż). Wówczas sposób osiągnięcia celu będzie wyznaczany inaczej. Osoby o wysokim natężeniu motywatora porządek mogą oczekiwać precyzyjnych kryteriów, wykonania i rozliczenia zadania, harmonogramu pracy w tabelach, podczas gdy osoby o niskim natężeniu  tego motywatora będą czuły się przytłoczone nadmiernym zorganizowaniem i podejdą do zadania bardziej spontanicznie. Docenianie wysiłków publicznie lub prywatnie będzie zależało od natężenia motywatora status. Wysoki status i uznanie wymaga od lidera pochwalenia pracownika na forum. Osoby o wysokiej niezależności będą preferowały samodzielne wykonywanie zadań, podczas gdy osoby z przeciwnego bieguna wybiorą pracę zespołową.

Tradycyjny, hybrydowy i zdalny model pracy – optymalny wybór dla pracownika

W czasach pandemii pracujemy w różnych trybach i nasi pracownicy musieli przyzwyczaić się do zmiany miejsca pracy. Nie dla wszystkich jednak te zmiany są łatwe i dla niektórych praca w domu wydaje się koszmarem. Jakie motywatory sprzyjają poszczególnym modelom pracy?

Model tradycyjny – praca w biurze będzie dobrym wyborem dla osób o wysokim natężeniu motywatora porządek, spokój oraz niskich kontaktach społecznych, jeżeli założymy, że w naszym domu są dzieci i partner / partnerka. Jasny podział na strefę praca – dom pozwala uporządkować życie i rozdzielić sferę obowiązków od przestrzeni na odpoczynek. Osoby o wysokim natężeniu motywatora spokój do szczęścia potrzebują stabilizacji, którą może im zapewnić niezachwiany rytm pracy. Z drugiej strony osoby o wysokim natężeniu motywatora spokój mogą obawiać się konsekwencji zdrowotnych wychodzenia z domu i narażenia na kontakt z innymi. W tej sytuacji bardziej komfortowa może być dla nich praca zdalna. Niska potrzeba kontaktów społecznych w zależności od sytuacji w domu może sprzyjać tradycyjnemu modelowi pracy (własne biurko i przestrzeń do pracy) lub modelowi zdalnemu (samotna praca w domu).

Model zdalny – praca w domu, jeśli nie wiąże się z przebywaniem w jednym miejscu z całą rodziną, z pewnością zainteresuje osoby o niskim natężeniu motywatora kontakty społeczne czy wysokim spokoju. Jeśli jednak razem z nami przebywają pozostali członkowie rodziny, będzie to dobry system dla osób o wysokim natężeniu motywatora rodzina, które cenią sobie spędzanie dużej ilości czasu z bliskimi.

Model hybrydowy – odpowiednia dla osób o średnim natężeniu motywatorów spokój, kontakty społeczne, porządek czy niezależność.

W jaki sposób Sztuczna Inteligencja może pomóc w zarządzaniu?

Sztuczna Inteligencja coraz częściej zastępuje nas w rutynowych czynnościach i śmiało wkracza do organizacji ułatwiając zarządzanie. SI nie tylko pomaga w lepszym wyznaczaniu celów, ale potrafi również analizować wzorce zachowania  i zaangażowania. Ankieta przeprowadzona przez Harvard Business Review pokazała, że SI potrafi odjąć menadżerom 54% czasu, który dotychczas poświęcali na czynności administracyjne. Aplikowanie Sztucznej Inteligencji pozwala skupić się na bardziej kreatywnej pracy i odpocząć od męczących, rutynowych zajęć. Ponadto przy użyciu przetwarzania języka naturalnego i chatbotów SI może identyfikować, który z pracowników potrzebuje pozytywnej informacji zwrotnej oraz poinformować liderów, w jaki sposób taką informację przekazać. Mimo różnic w motywacji jedno jest pewne – badania pokazują, że pracownicy chcą by pracodawca patrzył na nich, jak na indywidualne jednostki. Co więcej indywidualizm w organizacji jest też istotnym czynnikiem zmiany i pozwala pracownikom na wyznaczenie bardziej spersonalizowanych celów. Nie bójmy się poznawać naszych pracowników i poświęćmy czas na to by zgłębić dlaczego robią to co robią i w jakich okolicznościach wykonują swoją pracę efektywnie.

Autor: Ewa Jochheim